接待工作是企業的一扇窗口，直接關系到對外形象和美譽度。對于企業而言，建立健全的接待管理制度，是保障接待工作正常有序開展的基礎。
借助致遠協同運營平臺，企業可以將接待工作中的各項流程進行統籌安排，形成規范化、標準化、表單化、流程化的管理模式，這樣有利于簡化接待工作，幫助相關人員快速處理來訪和接待事宜，確保來訪接待工作有計劃、高效率。
國企接待管理痛點
接待任務分工交叉：接待任務較多，需要對每名人員進行合理分工，確保每項接待工作有序開展，相關人員工作內容清晰明了。
接待任務規格不同：根據接待人員的層級不同，接待任務規格和費用標準都要進行相應匹配，要符合國家接待制度要求。
接待任務數量多：單位的接待任務數量隨著上級單位的督查要求和同級單位的互動交流越來越頻繁，對不同任務交叉執行安排帶來的分工協作要求更高。
接待任務變化快：每項接待任務的過程變化較多，當某些環節發生變化時，需要花費大量的時間、精力進行調整。
接待任務個性差異：每次接待任務的重點有所不同，對于參觀點位的要求也不盡相同，加上時間安排因素，需要個性化設置接待計劃。
國企接待管理解決方案
接待管理門戶
包含數據庫、接待管理、調研管理、會見管理、餐敘管理、點位管理，支持多終端訪問。
接待數據匯總
對來訪人員數據、車輛數據、會議室數據、餐敘數據、酒店數據、接待總結、反饋評價等信息進行統一匯總，當人員再次來訪時可直接調用數據，大幅提升接待任務安排效率。同時，相關負責人可基于歷史數據，對相關酒店、餐敘地點進行添加、更改，以便更好地完成接待工作。
接待籌備
具體包括接待來函登記、籌備方案報批、接待預算審批、籌備反饋確認、籌備方案調整等流程環節。平臺根據不同類型和不同標準的接待事項，進行不同條件的自動審批流轉，其中，平臺會自動判斷接待費用是否超出相應預算。
方案分工
具體包含方案分工分解、方案分工下達、方案任務變更、方案分工反饋、接待任務督辦五大環節。平臺按照接待任務進行分工安排，可根據任務大小，將點位安排、座談安排、餐敘安排、酒店安排、車輛安排等分配給不同的主辦人。在方案執行的過程中，任何原因導致的變更可分類進行申請，審批通過后方案分工自動更新。
平臺根據不同場景，預置多種安排模式供各環節人員選擇。在多級任務分解后，平臺可按照不同任務節點生成任務臺賬，并對于重要節點狀態進行監督，與此同時平臺自動生成督辦臺賬。
接待方案
主辦人可圍繞參觀安排點位線路，進行座談、餐敘、住宿、車輛和其他后勤安排，不同安排審批完成后，平臺自動生成任務子方案，匯總生成接待方案。
接待方案執行
接待任務分工后，平臺會針對此次接待分解為多個子任務，按照任務計劃行程執行，經辦人可通過平臺隨時獲取子任務最新信息，如變更、取消等。在接待方案審批完成后，平臺自動將參觀、座談、住宿等安排生成顯示線路，以地圖導航模式一鍵了解整個接待行程和路線，點擊每個節點可以穿透進行詳細的行程查閱。
接待方案總結
具體包括接待記錄總結、接待宣傳發布、接待費用結算、接待相片寄送、接待記錄歸檔。在接待完成后，由各環節提交接待子任務總結后，由接待負責人進行總結并提交紀。
接待任務全部完成后，所有文件資料按照檔案管理要求進行存檔移交，包括公文、往來函件、紀要、重要文稿、宣傳原件或打印件等；每一項接待任務完成后，可以通過接待費用報銷，結算接待的所有費用，平臺自動生成單項目的所有費用臺賬，支持穿透查看詳細接待費用記錄。
客戶成功案例——華泰集團
華泰集團是以造紙、化工為龍頭，集印刷、熱電、林業、物流、商貿、餐飲、地產、金融等十多個產業于一體的全國500強企業，建有全球最大的高檔新聞紙生產基地、全國最大 的鹽化工生產基地。作為山東省造紙行業第一家A股上市企業，華泰集團年造紙產能達到400萬噸，化工及造紙助劑年產能400萬噸，現有員工15000余人，總資產328億元。
華泰集團原有的接待計劃、接待用餐審批都是通過紙質方式，不僅效率低，而且紙質文件很難保存，查詢統計不方便。而且，接待工作經常是跨公司、跨部門的協同工作，傳統方式導致工作協作困難。
通過致遠協同運營平臺定制化打造的接待管理平臺，華泰集團首先實現接待計劃、接待線路、參觀對象、用車、會議等服務人員的協作，讓接待工作有序開展。其次，實現就餐費用開支、明細查詢、自動計算、實時跟蹤、過程監督、細化結算，通過費用成本的統計分析有效實現報餐費用定額控制。最后，實現全程電子化審批，解決了每日接待紙質提報的問題，讓管理過程更加科學規范。
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